外国人雇用状況の届出とは？
外国人雇用状況の届出とは
外国人雇用状況の届出は、外国人労働者の「雇用の安定」「職場環境の改善」「再就職支援」を目的として、2007年からすべての事業主に義務付けられている制度です。
事業主は、外国人を雇い入れたときや離職したときに、氏名・在留資格・雇用状況などの情報をハローワークへ届け出ます。これは、厚生労働省が定める「外国人労働者の雇用管理指針」に基づくもので、外国人が適切な在留資格の範囲内で働けるよう、国が雇用状況を把握することが目的です。
この制度により、国は外国人労働者の状況を正確に把握でき、雇用の安定や再就職支援につなげることができます。事業主としても、制度の趣旨を理解し、適切に届出を行うことが求められています。
届出の対象となる外国人について
外国人雇用状況の届出は、特別永住者、および在留資格「外交」「公用」の方を除き、すべての外国人が対象です。
よく誤解されますが、「永住者」や留学生、アルバイトとして雇用する外国人もすべて届出が必要です。雇用形態（正社員・パート・アルバイト）に関係なく対象になります。
雇用保険に加入する場合の扱い
外国人が雇用保険の被保険者となる場合、提出する「雇用保険被保険者資格取得届」が、外国人雇用状況の届出を兼ねています。そのため、同じ内容を別途届け出る必要はありません。
派遣社員・派遣アルバイトの場合
外国人を派遣形態で受け入れる場合、届出を行うのは派遣元（派遣会社）です。
受け入れ企業（派遣先）が届け出る必要はありません。
外国人雇用状況の届出の提出方法について
1. オンライン提出（ハローワークの電子申請）
厚生労働省の「外国人雇用状況届出オンラインシステム」を利用すると、自宅や会社からパソコンで届出ができます。
提出の流れ
1.事前準備
・事業所のハローワークの管理者ID（または事業所番号）を用意
・届出対象となる外国人の情報（氏名、生年月日、国籍、在留資格など）を整理
2.オンラインシステムにログイン
・「外国人雇用状況届出オンラインシステム」にアクセス
・事業所IDとパスワードでログイン
3.届出情報を入力
・雇用状況（在職、離職）や外国人の属性情報を入力
・雇用形態（正社員、パート等）も入力可能
4.内容確認・送信
・入力内容を確認し、間違いがなければ送信
・提出後、受付番号が発行されます
メリット
・24時間いつでも提出可能
・紙での郵送が不要
・訂正や追加もオンラインで簡単
2. 紙での提出（郵送または窓口）
提出の流れ
1.届出書の入手
ハローワークで直接入手するか、厚生労働省のウェブサイトからダウンロード
2.必要事項を記入
・事業所情報（名称、所在地、事業主氏名）
・雇用中・離職した外国人の情報（氏名、生年月日、国籍、在留資格など）
・雇用形態や入職・退職日など
3.提出
・窓口提出：管轄のハローワークに直接持参
・郵送提出：記入済みの届出書を管轄ハローワークへ郵送
メリット
・オンラインに慣れていない場合も安心
・証明書類として手元に控えが残せる
3. 提出期限
- 雇用した場合：雇用した日の翌月10日まで
- 離職した場合：離職した日の翌月10日まで
- 毎年1回の状況届出：前年12月31日時点の雇用状況を翌年1月31日まで
※期限を過ぎると罰則がある場合があります。
外国人雇用状況届出書の記載方法
外国人雇用状況の届出には、外国人に関する情報と事業所に関する情報を記載する必要があります。届出用紙は、ハローワークで入手できるほか、厚生労働省のホームページからもダウンロード可能です。記入には在留カード番号や在留資格などが必要になるため、あらかじめ在留カードをご用意ください。
雇用保険の被保険者の場合（雇用保険に加入する）
外国人のみ記載が必要なのは17～23欄となります。2020年3月より在留カード番号の記載も必要になりました。特に難しいことはなく、在留カードやパスポートなどから間違いなく記載事項を写していくだけです。
雇用保険の被保険者ではない場合（雇用保険に加入しない）
雇用保険の被保険者ではない場合は、外国人雇用状況届出書の「様式第3号電子媒体」という名前のファイルを使い、外国人雇用状況の届け出を報告します。
2020年3月1日から様式が変更されています。必ず新しい様式を使用してください。
申請用紙を用いて届け出る場合の注意事項として、「様式第3号電子媒体」は、1ページ目を表、2ページ目を裏に印刷します。1ページ目と2ページ目を別々の紙に印刷しないように気をつけてください。書式に従って、上から順番に見ていきましょう。
まず、外国人の氏名、在留資格と在留期間、生年月日や性別、資格外活動許可などの事項を記載します。外国人の氏名は、ローマ字とカタカナのふりがなで表記します。ミドルネームは、氏と名の後ろに記載して下さい。
次に、雇入れ年月日を記載してください。最後に、届出年月日と雇用保険適用事業所番号など事業主・事業所に関する事項を書きます。こちらも在留カード番号の記載が必要です。
期限までに届出ができなかった場合
外国人雇用状況の届出は、雇用対策法第28条に基づき、すべての事業主に義務付けられています。
届出を怠ったり、虚偽の報告を行った場合には、30万円以下の罰金が科される可能性があります。
提出期限には十分注意しましょう。もし期限までに届出ができなかった場合は、管轄のハローワークに早急に連絡し、指示を受けて対応してください。
外国人の離職時
外国人雇用状況の届出は、雇用時だけではなく離職時にも提出が必要です。雇用保険の被保険者でない場合は、雇入れの際と同じく外国人雇用状況届出書（様式第3号）を使用します。被保険者の場合は、雇用保険被保険者資格消失届（様式第4号）の提出となります。こちらも在留資格、在留カード番号などを記載します。必ず在留カードを用意しましょう。
外国人雇用時の本人確認書類と届出の注意点
外国人を雇用する際は、本人確認書類の管理や届出が重要です。正しく行わないと、不法就労助長として雇用主も責任を問われることがあります。以下のポイントを押さえておきましょう。
1. 個人情報の取り扱いに注意
在留カードのコピーは、外国人雇用状況届出には必須ではありません。
他の手続きで必要になることが多いため、事前にコピーを取得しておくと便利です。
個人情報を扱う際は、利用目的を本人に明示することが法律で義務付けられています（個人情報保護法第18条第2項）。
書類の紛失や情報漏えいのリスクにも配慮し、厳重に管理しましょう。
2. デジタルツールで効率的に管理
- 書類やカードをスマホ・タブレットで撮影して一元管理
- 氏名・生年月日・住所などの身元確認
- 在留資格や就労制限の確認
紙で管理すると煩雑になりやすい書類も、デジタル化すれば安全かつ効率的に管理できます。
3. 届出は正確・期限内に
外国人雇用状況届出は、不法就労を防ぐための重要な手続きです。
- 在留期限を必ず確認し、期限切れの外国人を雇用しないよう注意
- 記入ミスなく、期限内に届出
- ハローワークに行く時間がない場合は、インターネットでの提出も可能
※在留期限を見過ごして雇用した場合、雇用主も入管法に基づき責任を問われる可能性があります（5年以下の拘禁刑または500万円以下の罰金）。
4. 無料相談のご案内
当事務所では、外国人雇用に関するお悩みや届出手続きの不安について、無料でご相談いただけます。
- 書類内容の確認
- 届出手続きの進め方
- 個人情報管理の注意点
など、実務でつまずきやすいポイントを行政書士が丁寧にサポートします。
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