特定技能の外国人採用｜行政書士と登録支援機関の違いとは？企業が知っておきたい役割と選び方

2026年10月29日

外国人材の採用を検討している企業にとって、特定技能制度は人手不足を解消するための選択肢の一つです。

しかし、実際に採用を進めようとすると、
「行政書士と登録支援機関は何が違うのか」
「在留資格の申請は誰に頼めばよいのか」
「採用後の手続きも任せられるのか」といった疑問が出てくるのではないでしょうか。

行政書士と登録支援機関は、どちらも特定技能外国人の受入れに関わりますが、本来の役割は異なります。

この記事では、外国人採用を検討している経営者や人事担当者に向けて、それぞれの役割と依頼先の選び方を分かりやすく解説します。

1. 行政書士と登録支援機関の違い

比較項目	行政書士	登録支援機関
主な役割	官公署に提出する書類の作成や申請手続きのサポート	特定技能外国人の生活・就労に関する支援
在留資格の申請書類作成	法令上の要件を満たす範囲で対応	報酬を得て他人の依頼に基づき作成することは、原則としてできない
入管への申請	申請取次の届出等、必要な要件を満たせば対応可能	必要な要件を満たす職員であれば、支援対象者の申請取次が可能
生活オリエンテーション	必須業務ではない	支援計画に基づいて実施
住居確保・生活相談	必須業務ではない	支援計画に基づいて実施
採用後の届出	依頼を受けて書類作成や提出をサポート	支援実施状況など、登録支援機関自身が担う業務に対応
向いている相談	在留資格の申請、必要書類、入管手続き	外国人の生活支援、相談対応、職場への定着支援

※実際に対応できる業務は、資格・承認・届出の状況や個別の契約内容によって異なります。

簡単にいえば、
行政書士は「入管手続きや書類作成」、

登録支援機関は「外国人が日本で働き、生活するための支援」を中心に担います。

両者は競合する関係とは限りません。役割を分担し、連携することで、企業は外国人の採用から受入れ後の支援まで進めやすくなります。

2. 行政書士に依頼できること

特定技能外国人を採用する際には、在留資格に関する申請や、受入れ企業が満たすべき要件の確認など、さまざまな手続きが必要です。

行政書士は、法令上認められた範囲で、こうした手続きをサポートします。

在留資格の申請書類作成

特定技能外国人の受入れでは、外国人の状況に応じて、主に次のような申請を行います。

海外にいる外国人を採用する場合：在留資格認定証明書交付申請
日本に在留している外国人を採用する場合：在留資格変更許可申請
すでに特定技能で働いている外国人の在留期間を延長する場合：在留期間更新許可申請

行政書士は、本人の経歴や技能試験の合格状況、雇用条件、受入れ企業の状況などを確認し、必要な申請書類を作成します。

受入れ企業の要件確認

特定技能では、外国人本人だけでなく、受入れ企業側にも一定の要件があります。

例えば、次のような事項を確認する必要があります。

雇用契約や報酬が制度上の基準を満たしているか
受入れ企業が法令上の基準に適合しているか
必要な支援体制が整っているか
分野ごとに必要となる協議会への加入などの手続きが済んでいるか

必要な条件を確認しないまま採用を進めると、予定どおりに就労を開始できない可能性があります。

採用計画の段階から相談することで、必要な手続きや準備事項を整理しやすくなります。

入管への申請取次

申請取次に必要な届出等の要件を満たした行政書士であれば、依頼を受けて入管への申請取次を行うことができます。

企業が申請手続きに慣れていない場合や、担当者が本業で忙しい場合には、申請書類の作成から提出までまとめて依頼することも可能です。

ただし、申請取次を依頼したからといって、必ず許可されるわけではありません。許可の可否は入管の審査によって判断されます。

3. 登録支援機関に依頼できること

登録支援機関は、1号特定技能外国人が日本で安定して働き、生活できるように支援する機関です。

受入れ企業が自社で必要な支援を実施することが難しい場合、登録支援機関に支援業務を委託できます。

主な支援内容は次のとおりです。

外国人の生活を支える支援
入国前の事前ガイダンス
空港への送迎
住居の確保や生活に必要な契約の支援
日本での生活ルールや制度に関する説明
日本語学習の機会に関する情報提供
外国人からの相談や苦情への対応
日本人との交流促進
会社都合などで雇用契約を解除する場合の転職支援
定期的な面談や、問題が生じた場合の関係機関への連絡

これらは、1号特定技能外国人に対する義務的支援の主な内容です。実際の支援は、法令や支援計画に従って実施する必要があります。

企業の支援業務の負担を軽減する

外国人を採用した後も、会社には職場での指導や労務管理など、さまざまな対応が求められます。

登録支援機関に支援業務を委託すれば、生活面の相談や支援計画に基づく対応などを任せることができ、社内担当者の負担を軽減しやすくなります。

ただし、登録支援機関に支援を委託しても、受入れ企業としての責任がすべてなくなるわけではありません。雇用管理や法令遵守など、企業自身が担うべき責任は残ります。

4. 行政書士と登録支援機関は、どちらに依頼すればよい？

どちらに依頼すべきかは、企業が抱えている課題によって異なります。

ケース1：これから外国人を採用したい

初めて特定技能外国人を採用する企業は、まず在留資格の要件や採用までの流れを確認することが重要です。

行政書士に相談すれば、必要な申請や書類、受入れ企業側の準備事項を整理できます。

採用後の生活支援を自社で実施することが難しい場合には、登録支援機関の利用も検討しましょう。

ケース2：外国人の生活支援を任せたい

すでに採用する外国人が決まっており、生活支援や定期面談、相談対応などを任せたい場合は、登録支援機関が主な相談先となります。

支援内容や対応言語、緊急時の対応、費用などを確認して選びましょう。

ケース3：在留資格の申請と採用後の支援をまとめて整えたい

申請手続きと生活支援の両方が必要な場合は、行政書士と登録支援機関を組み合わせる方法があります。

例えば、次のように役割を分担できます。

行政書士：申請書類の作成、申請取次、必要な届出の書類作成など

登録支援機関：生活支援、相談対応、支援計画に基づく面談など

受入れ企業：雇用管理、必要な情報の提供、企業自身が負う届出義務など

それぞれの担当範囲を事前に明確にしておくことが大切です。

5. 注意したい「書類作成」と「申請取次」の違い

行政書士と登録支援機関の役割を理解するうえで、特に注意したいのが、書類作成と申請取次の違いです。

書類を作成することと、作成済みの書類を入管に提出することは、別の行為です。

行政書士法では、行政書士または行政書士法人でない者が、他人の依頼を受け、報酬を得て官公署に提出する書類などを業として作成することについて制限があります。

2026年1月1日施行の改正行政書士法では、「いかなる名目によるかを問わず報酬を得て」という文言が加えられ、報酬の名目にかかわらず規制対象となることが明確化されました。

そのため、登録支援機関が支援委託料を受け取りながら、実質的に申請書類の作成まで行うような契約には注意が必要です。

一方、登録支援機関の職員であっても、必要な承認等の要件を満たし、適切な依頼を受けている場合には、在留申請の取次を行うことができます。

つまり、登録支援機関が入管への申請を取り次げることと、報酬を得て申請書類を作成できることは、同じではありません。

なお、受入れ企業が自社の書類を自社の職員に作成させることは、他人からの依頼を受けて報酬を得て作成する場合とは異なります。具体的な業務分担や契約については、実態に応じて判断する必要があります。

6. 特定技能の届出は誰が行う？

特定技能では、外国人を採用したときの申請だけでなく、採用後にも必要な届出があります。

主なものは次のとおりです。

届出の種類	主な内容	対応の考え方
随時届出	雇用契約の変更・終了、受入れ困難、支援計画の変更など	事由に応じて期限内に対応
定期届出	外国人の受入れ・活動・支援の実施状況など	原則として年1回、対象期間の翌年度4月1日から5月31日までに提出

2026年4月から、定期届出は年1回の制度に移行しています。随時届出は、対象となる事由が発生した場合、原則として14日以内に提出する必要があります。具体的な期限や提出書類は、事由ごとに確認してください。

届出については、誰が提出義務を負うのかを確認することが重要です。

受入れ企業が提出義務を負う届出については、登録支援機関がその企業に代わって提出することはできません。行政書士に書類作成や提出を依頼する場合には、必要な業務範囲を確認しておきましょう。

一方、登録支援機関には、自らが担う支援業務などに関する報告・届出もあります。また、全部委託の場合には、登録支援機関が支援実施状況に関する書類を作成し、受入れ企業に提供する必要があります。

届出を忘れたり、必要な情報を適切に報告できなかったりすると、受入れ業務に影響する可能性があります。採用後の管理体制も、事前に整えておきましょう。

7. 依頼先を選ぶときに確認したい5つのポイント

行政書士や登録支援機関を選ぶ際は、料金だけでなく、次の点も確認しましょう。

① どこまで対応してもらえるか

申請書類の作成だけなのか、申請取次や採用後の届出管理まで対応してもらえるのかを確認します。

② 費用の内訳が明確か

申請報酬、支援委託料、翻訳費用など、費用の内容と追加料金の有無を確認します。

③ 誰が書類を作成するのか

申請書類の作成担当者と、入管への提出担当者を明確にしておきましょう。

④ 採用後の支援体制が整っているか

外国人からの相談への対応方法や、定期面談、緊急時の連絡体制などを確認します。

⑤ 企業側に必要な対応を説明してくれるか

外部に業務を委託しても、企業が担うべき雇用管理や届出義務は残ります。自社で何を準備し、何を管理すべきか、分かりやすく説明してくれる依頼先を選びましょう。

8. まとめ｜外国人採用を成功させるには役割分担が重要

特定技能外国人の受入れでは、行政書士と登録支援機関の役割を理解し、自社に必要なサポートを選ぶことが大切です。

行政書士：在留資格の申請書類作成や申請取次など、入管手続きをサポートする

登録支援機関：特定技能外国人の生活支援や相談対応などを担う

受入れ企業：雇用管理や企業自身が負う届出義務などに対応する

すべてを一つの窓口に任せることだけが正解ではありません。必要な業務を整理し、それぞれの専門性を活用することで、採用から就労開始、その後の管理まで進めやすくなります。

特定技能の外国人採用について、お困りではありませんか？

「自社で外国人を採用できるのか知りたい」
「在留資格の申請に何が必要なのか分からない」
「登録支援機関と行政書士のどちらに相談すればよいか分からない」

このようなお悩みがある場合は、まず採用計画や現在の状況を整理することから始めてみましょう。

松戸駅前行政書士事務所では、外国人の採用を検討している企業様に向けて、在留資格の申請に関するご相談を承っています。

外国人採用に必要な手続きや準備事項を確認したい企業様は、お気軽にご相談ください。

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※本記事は一般的な制度説明を目的としています。実際の業務の適法性は、契約内容、報酬の実態、具体的な業務分担などによって異なります。個別の案件では最新の法令・行政機関の案内を確認してください。